Porque fazer um bom cadastro de Pessoas para o Sistema ERP?

Introdução

O cadastro de clientes, fornecedores, parceiros e demais tipos de pessoas com as quais a empresa mantem relacionamento é essencial para o sistema ERP. É fundamental que esse cadastro seja a fonte única de informações sobre pessoas, físicas ou jurídicas, para todos os processos suportados pelo ERP, como por exemplo compras, vendas, recebimento, contas a pagar e a receber, distribuição, relacionamento com o cliente (CRM) e outros.

A existência de um cadastro único, cadastro de pessoas, torna ainda mais eficiente e efetiva a contribuição para o bom funcionando operacional dos processos de negócio.

Assim, é preciso que o cadastro de pessoas concentre todos os dados cadastrais, de qualificação e caracterização de qualquer tipo de pessoa que seja do interesse da empresa e do negócio.

Altamente desejável ainda ter flexibilidade para a inserção de novos dados ao longo do tempo com sem que seja necessário alterar o código do sistema.

Necessário ainda permitir que dados voláteis, como por exemplo razão social e endereços, que podem mudar com o tempo, possam ser conservados como histórico ou sejam tenham sua vigência e validade controladas.

Seus dados devem merecer completa verificação de autenticidade e validade para que possam ser fonte fidedigna de informações sobre as pessoas.

O advento das obrigações fiscais digitais veio ainda mais exigir qualidade total das informações.

Que Dados Devem Compor o Cadastro de Pessoas

O projeto de dados do cadastro de pessoas leva em consideração atender os requisitos dos processos de negócio, e deve abranger:

  • Dados básicos:
  • Nome, se pessoa física, razão social se pessoa jurídica;
  • Data de nascimento ou fundação, conforme seja física ou jurídica;
  • Nome fantasia ou apelido;
  • Naturalidade;
  • Nacionalidade.
  • Dados de identificação única da pessoa;
  • CEP ou CNPJ;
  • Identidade;
  • Carteira de trabalho;
  • Título de eleitor;
  • Carteira de habilitação;
  • Certificado digital;
  • Outros.
  • Dados de localização – endereços -:
  • Domicílio ou sede;
  • De correspondência;
  • Comercial;
  • De cobrança;
  • Outros.
  • Meios de comunicação:
  • Telefones fixos ou móveis;
  • E-mails;
  • URL’s;
  • Skype;
  • Whatsapp;
  • Outros.
  • Identificação de contatos relacionados à pessoa:
  • Nome e meio de comunicação respectivo;
  • Relacionamento ou cargo/função.
  • Outros.
  • Relacionamentos específicos da pessoa:
  • Participação acionária;
  • Representação;
  • Procuradores;
  • Outros.
  • Contas bancárias:
  • Contas e finalidade de cada uma.
  • Atividade econômica;
  • Descrição da(s) atividade(s) econômica(s).
  • Grupo econômico a que pertence;
  • Identificação do grupo e tipo de relacionamento.
  • Características gerais:
  • Descrição de características gerais importantes.
  • Histórico de relacionamento.
  • Situação junto à SEFAZ, para pessoas jurídicas.
  • Outros.

A lista de dados acima não tem o objetivo de ser exaustiva mas visa mostrar uma abrangência ampla sobre o que um cadastro de pessoas deve conter para dar suporte aos processos operacionais e de gestão da empresa.

Conclusão

Porque então ter um bom, ou um excelente, cadastro de pessoas para o ERP?

O cadastro de pessoas é a fonte única, íntegra e verdadeira de dados sobre as pessoas com as quais a empresa tem ou possa vir a ter relacionamento ou que se tenha interesse de se manter informações sobre elas.

Celso Furlan, junho 2018.