Introdução
O cadastro de clientes, fornecedores, parceiros e demais tipos de pessoas com as quais a empresa mantem relacionamento é essencial para o sistema ERP. É fundamental que esse cadastro seja a fonte única de informações sobre pessoas, físicas ou jurídicas, para todos os processos suportados pelo ERP, como por exemplo compras, vendas, recebimento, contas a pagar e a receber, distribuição, relacionamento com o cliente (CRM) e outros.
A existência de um cadastro único, cadastro de pessoas, torna ainda mais eficiente e efetiva a contribuição para o bom funcionando operacional dos processos de negócio.
Assim, é preciso que o cadastro de pessoas concentre todos os dados cadastrais, de qualificação e caracterização de qualquer tipo de pessoa que seja do interesse da empresa e do negócio.
Altamente desejável ainda ter flexibilidade para a inserção de novos dados ao longo do tempo com sem que seja necessário alterar o código do sistema.
Necessário ainda permitir que dados voláteis, como por exemplo razão social e endereços, que podem mudar com o tempo, possam ser conservados como histórico ou sejam tenham sua vigência e validade controladas.
Seus dados devem merecer completa verificação de autenticidade e validade para que possam ser fonte fidedigna de informações sobre as pessoas.
O advento das obrigações fiscais digitais veio ainda mais exigir qualidade total das informações.
Que Dados Devem Compor o Cadastro de Pessoas
O projeto de dados do cadastro de pessoas leva em consideração atender os requisitos dos processos de negócio, e deve abranger:
- Dados básicos:
- Nome, se pessoa física, razão social se pessoa jurídica;
- Data de nascimento ou fundação, conforme seja física ou jurídica;
- Nome fantasia ou apelido;
- Naturalidade;
- Nacionalidade.
- Dados de identificação única da pessoa;
- CEP ou CNPJ;
- Identidade;
- Carteira de trabalho;
- Título de eleitor;
- Carteira de habilitação;
- Certificado digital;
- Outros.
- Dados de localização – endereços -:
- Domicílio ou sede;
- De correspondência;
- Comercial;
- De cobrança;
- Outros.
- Meios de comunicação:
- Telefones fixos ou móveis;
- E-mails;
- URL’s;
- Skype;
- Whatsapp;
- Outros.
- Identificação de contatos relacionados à pessoa:
- Nome e meio de comunicação respectivo;
- Relacionamento ou cargo/função.
- Outros.
- Relacionamentos específicos da pessoa:
- Participação acionária;
- Representação;
- Procuradores;
- Outros.
- Contas bancárias:
- Contas e finalidade de cada uma.
- Atividade econômica;
- Descrição da(s) atividade(s) econômica(s).
- Grupo econômico a que pertence;
- Identificação do grupo e tipo de relacionamento.
- Características gerais:
- Descrição de características gerais importantes.
- Histórico de relacionamento.
- Situação junto à SEFAZ, para pessoas jurídicas.
- Outros.
A lista de dados acima não tem o objetivo de ser exaustiva mas visa mostrar uma abrangência ampla sobre o que um cadastro de pessoas deve conter para dar suporte aos processos operacionais e de gestão da empresa.
Conclusão
Porque então ter um bom, ou um excelente, cadastro de pessoas para o ERP?
O cadastro de pessoas é a fonte única, íntegra e verdadeira de dados sobre as pessoas com as quais a empresa tem ou possa vir a ter relacionamento ou que se tenha interesse de se manter informações sobre elas.
Celso Furlan, junho 2018.