Como reduzir custos, dar agilidade e otimizar o processo de orçamento de RH com tecnologia.

Duas famosas frases cunhadas por gestores de grande sucesso em nível mundial são bem conhecidas sobre gestão de custos:

1. O bom administrador de empresas não acorda um belo dia e diz: ”hoje vou cortar custos”. (Warren Buffett) Maior investidor do mundo.

2. Custos são como unhas, devemos cortar sempre. (Beto Sicupira – Carlos Alberto Veiga Sicupira) Um dos donos da AMBEV.

A figura acima é inspiradora no sentido de que é preciso considerar o tempo (esforço), os custos envolvidos e a qualidade dos resultados obtidos para uma boa gestão dos processos de negócio e dos custos e resultados neles envolvidos.

Por vezes, reduzir custos não significa necessariamente diminuir o montante de dinheiro em espécie gasto num determinado processo ou atividade. Quando se otimiza um processo de negócio, tornando-o mais ágil, reduzindo o seu ciclo operacional, melhorando a qualidade dos seus resultados e, principalmente, liberando tempo das pessoas envolvidas para se dedicarem às atividades que agregam mais valor para o negócio, uma redução de custos e ganho de produtividade estão aí presentes. Nos processos administrativos é bem simples de se notar isso, pois o tempo dos profissionais que os executam pode ser poupado com o uso da tecnologia.

Considere o processo de planejamento e orçamento de RH, onde os custos envolvidos com a mão de obra não são poucos, são complexos para se determinar, e acarretam impactos no planejamento financeiro empresarial.

Numa visão macro pode-se considerar os seguintes passos:

1. Os gestores de cada centro de custo têm a obrigação de elaborar o plano de recursos humanos do seu time, com base nas diretrizes e premissas estabelecidas pela alta administração.

1.1. Para tanto precisam considerar salários, encargos, benefícios, regras de ajustes negociadas com diferentes sindicatos, volume de horas extras, turnos de trabalho, sazonalidades operacionais, saldos de provisões de férias e décimo terceiro salário, entre outras variáveis.

2. A controladoria da empresa, ou algum profissional responsável por organizar o orçamento da empresa, por pratica que normalmente se observa no mercado, prepara planilhas de apoio para os gestores trabalharem.

3. Cada gestor faz então a previsão orçamentária para o seu centro de custo (às vezes esse gestor pode responder por mais que um centro de custo).

3.1. A previsão orçamentária é então elaborada em valores totais, sem considerar um plano detalhado para os recursos humanos. Normalmente atribui-se um percentual sobre os gastos do período anterior.

3.2. Preenche-se planilhas, por vezes com dificuldades por não conhecer detalhes sobre as variáveis envolvidas, como as mencionadas logo acima.

3.3. Vale também comentar ser normal que ele deixe para a última hora a entrega da sua planilha, e por vezes atrasar, não por falta de responsabilidade, e sim mais pelas dificuldades encontradas no processo.

4. Vencida a etapa de recebimento das planilhas, é hora de consolidar o orçamento.

4.1. Podem acontecer voltas e retornos para elucidar dúvidas (retrabalhos).

4.2. Corrige-se as planilhas e segue o processo.

4.3. Até a aprovação correções podem ser necessárias e assim o ciclo de se repete.

5. Uma vez consolidado o orçamento, chega-se o momento da aprovação pela alta administração.

5.1. Após entrar em execução, pode haver necessidade de revisões periódicas, a depender de variáveis controladas ou não pela própria empresa.

Bem, o objetivo aqui não é detalhar ou criticar o que é feito normalmente, mas sim lançar um olhar sobre o que pode ser melhorado e como a tecnologia da informação pode ajudar para agilizar o processo, incrementar a segurança, melhorar a produtividade, e atingir melhores resultados com uma relação custo x benefício mais adequada e promissora. Utilizar o paradigma foco na solução e não no problema!

O desafio é então facilitar o trabalho do gestor de cada centro de custo (economizar tempo e minimizar dificuldades), eliminar o trabalho de consolidação dos planos e orçamentos de RH, dar flexibilidade para analisar os planos e previsões orçamentárias correspondentes, instrumentalizar e automatizar o processo e, por fim, demonstrar para os tomadores de decisão os impactos que o orçamento de RH podem acarretar no plano financeiro geral da empresa, ou do grupo econômico. Claro, que os números sejam apresentados de forma global, de forma gráfica e visual, passíveis de análises e visões mais detalhadas em nível de empresa, filiais, divisões, centros de custo e até mesmo individualizada por colaborador. Ressalte-se ainda, que a análise possa ser feita utilizando-se a metodologia de cenários que facilitem a análise e a tomada de decisão.

Não menos importante, vale destacar, que a rápida criação de cenários ajuda sobremaneira os profissionais destacados pela empresa para representa-la nas negociações junto a sindicatos, operadoras de planos de saúde, seguros de vida em grupo, entre outras negociações normalmente sempre complexas onde decimais de percentuais aplicados podem acarretar altos custos para a empresa.

Para fazer frente às situações acima, uma plataforma on line, com garantias de segurança e proteção de dados sensíveis à confidencialidade, parametrizável, de fácil utilização independentemente do sistema de gestão empresarial ou de folha de folha de pagamento utilizado pela empresa está disponível, requerendo baixo investimento e oferecida ao mercado na modalidade SaaS – Software as a Service.

A transformação digital é uma realidade sem volta. Digitalizar processos de negócios e torna-los mais eficientes é um fator crítico de sustentação e crescimento dos negócios empresariais.

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Outros materiais sobre planejamento e planejamento de recursos humanos em nosso blog https://www.brxsoftware.com.br/blog

By Celso Furlan

Julho/2019